1.9 Pasos de informe de
auditoria y tipos de encuestas
PASOS A SEGUIR
Se requieren varios pasos para realizar una auditoria.
El auditor de sistemas debe
evaluar los riesgos
globales y luego desarrollar un programa de
auditoria que consta de objetivos de
control y
procedimientos
de auditoria que deben satisfacer esos objetivos. El proceso de
auditoria exige que el auditor de sistemas reúna
evidencia, evalúe fortalezas y debilidades de los
controles existentes basado en la evidencia recopilada, y que
prepare un informe de auditoria que presente esos temas en forma
objetiva a la gerencia.
Asimismo, la gerencia de auditoria debe garantizar una
disponibilidad y asignación adecuada de recursos para
realizar el trabajo de
auditoria además de las revisiones de seguimiento sobre
las acciones
correctivas emprendidas por la gerencia.
En si todos los encuestados respondieron la totalidad de
las preguntas. Todos tienen la misma respuesta en la pregunta
sobre la inteligencia
artificial, todos dicen prácticamente lo mismo acerca
de lo que es la auditoria de sistemas en que es un sistema de
revisión, evaluación, verificación y
evalúa la eficiencia y
eficacia con
que se está operando los sistemas y corregir los errores
de dicho sistema. Todos los encuestados mostraron una
características muy similares de las personas que van a
realizan la auditoria; debe haber un contador, un ingeniero de
sistemas, un técnico y que debe tener conocimientos,
práctica profesional y capacitación para poder realizar
la auditoria.
Todos los encuestados conocen los mismos tipos de
auditoria, Económica, Sistemas, Fiscal,
Administrativa.
Para los encuestados el principal objetivo de la
auditoria de sistemas es Asegurar una mayor integridad,
confidencialidad y confiabilidad de la información mediante la
recomendación de seguridades y controles.
Mirando en general a todos los encuestados se puede ver
que para ellos la auditoria de sistemas es muy importante porque
en los sistemas esta toda la información de la empresa y del
buen funcionamiento de esta depende gran parte del funcionamiento
de una empresa y que
no solo se debe comprender los equipos de computo sino
también todos los sistemas de
información desde sus entradas, procedimientos,
controles, archivos,
seguridad y
obtención de información.
La auditoria de los sistemas de informática es de mucha importancia ya que
para el buen desempeño de los sistemas de
información, ya que proporciona los controles necesarios
para que los sistemas sean confiables y con un buen nivel de
seguridad.
Encuesta No 1
Hotel Nutibara
Auditora
5115111
¿Sabe usted que es la inteligencia
artificial?
Creo que la Inteligencia Artificial es una ciencia que
intenta la creación de programas para
máquinas que imiten el comportamiento
y la comprensión humana, que sea capaz de aprender,
reconocer y pensar.
¿Que sabe usted de la Auditoria de
sistemas?
La auditoria de sistemas es la revisión y la
evaluación de los controles, sistemas, procedimientos de
informática; de los equipos de cómputo, su
utilización, eficiencia y seguridad, de la
organización que participan en el procesamiento de la
información, a fin de que por medio del
señalamiento de cursos alternativos se logre una
utilización más eficiente y segura de la
información que servirá para
Una adecuada toma de
decisiones.
¿Cree usted que el personal
participante en la auditoria es importante si o no?
Si por que una de las partes más importantes
dentro de la planeación
de la auditoria sistemas es el personal que deberá
participar y sus características.
¿Qué características cree usted que
debe tener estas personas?
Se debe considerar las características de
conocimientos, práctica
profesional y capacitación que debe tener el personal
que intervendrá en la auditoria. En primer lugar se debe
pensar que hay personal asignado por la empresa. Como el
ingeniero en sistemas y Técnicos
¿Como planificaría usted una auditoria de
sistemas?
Yo la haría siguiendo una serie de pasos previos
que me permitan dimensionar el tamaño y
características de área dentro del organismo a
auditar, sus sistemas, organización y equipo.
¿Que haría Usted para que la
planeación de los sistemas de auditoria fueran cada vez
mejor?
Pues yo haría una planeación cada vez
mejor y eficaz.
¿Haría usted antes de cada auditoria de
sistemas una investigación preliminar si o no y como la
haría?
Si la haría observando el estado general
del área, su situación dentro de la
organización, si existe la información solicitada,
si es o no necesaria y la fecha de su última
actualización.
¿Que diferencia y semejanza ve usted en la
auditoria de sistemas y la auditoria financiera?
Que la financiera se enfoca en la Veracidad de estados
financieros preparación de informes de
acuerdo a principios
contables, evalúa la eficiencia, operacional y Eficacia y
la de sistemas Se preocupa de la función
informática
¿Como seria una Evaluación de
Sistemas?
La evaluación debe ser con mucho detalle, para lo
cual se debe revisar si existen realmente sistemas entrelazados
como un todo o bien si existen programas aislados. Otro de los
factores a evaluar es si existe un plan
estratégico para la elaboración de los sistemas
o si se están elaborados sin el adecuado
señalamiento de prioridades y de objetivos.
¿Cree usted que debería haber un control
de proyectos en la
auditoria de sistemas?
Si debe haber un control ya que debido a las
características propias del análisis y la programación, es muy frecuente que la
implantación de los sistemas se retrase y se llegue a
suceder que una persona lleva
trabajando varios años dentro de un sistema o bien que se
presenten irregularidades en las que los programadores se ponen a
realizar actividades ajenas a la dirección de sistemas. Para poder controlar
el avance de los sistemas, ya que ésta es una actividad de
difícil evaluación.
¿Que clases de auditoria conoce?
Financiera, Económica, Sistemas, Fiscal,
Administrativa.
¿Cuales cree usted que son los objetivos
principales de una auditoria de sistemas?
Buscar una mejor relación costo-beneficio
de los sistemas automáticos o computarizados
diseñados e implantados por el PAD
Incrementar la satisfacción de los usuarios de
los sistemas computarizados
Asegurar una mayor integridad, confidencialidad y
confiabilidad de la información mediante la
recomendación de seguridades y controles.
Conocer la situación actual del área
informática y las actividades y esfuerzos necesarios para
lograr los objetivos propuestos.
Seguridad de personal, datos, hardware, software e
instalaciones
Apoyo de función informática a las metas y
objetivos de la organización.
Encuesta No 2
Hotel Nutibara
Marta
Contadora
5115111
1. ¿Sabe usted que es la inteligencia
artificial?
Es un programa por lo cual los aparatos
tecnológicos pueden pensar por si mismos.
2. ¿Que sabe usted de la Auditoria de
sistemas?
Es la verificación de controles en el
procesamiento de la información, desarrollo de
sistemas e instalación con el objetivo de evaluar su
efectividad y presentar recomendaciones a la Gerencia.
¿Cree usted que el personal participante en la
auditoria es importante si o no?
Si por que dentro de la planeación de la
auditoria de sistemas hay personal idóneo para desarrollar
y orientar en esta tarea.
3. ¿Qué características cree usted
que debe tener estas personas?
Debe tener conocimientos, práctica profesional y
capacitación
¿Como planificaría usted una auditoria de
sistemas?
Pues yo la Planificaría con Controles
Preventivos, Controles detectivos, y Controles
Correctivos.
¿Que haría Usted para que la
planeación de los sistemas de auditoria fueran cada vez
mejor?
Yo haría una mejor planeación o una
planeación con mas tiempo,
haría una mejor investigación de la empresa,
trataría que todo lo planificado para la auditoria fuese
lo mas eficiente posible
¿Haría usted antes de cada auditoria de
sistemas una investigación preliminar si o no y como la
haría?
Si la haría para saber bien la Descripción general de los sistemas
instalados y de los que estén por instalarse que contengan
volúmenes de información.
¿Que diferencia y ve usted el la auditoria de
sistemas y la auditoria financiera?
Que La financiera se audita es los estados financieros y
la de sistemas se preocupa es por la parte de
informática
¿Como seria una Evaluación de
Sistemas?
Se haría teniendo en cuenta Cuáles son
servicios que
se implementarán, Cuándo se pondrán a
disposición de los usuarios, Qué
características tendrán, cuántos recursos se
requerirán en la evaluación
¿Cree usted que debería haber un control
de proyectos en la auditoria de sistemas?
Si por que cuyo fin es vigilar las funciones y
actitudes de
las empresas y para
ello permite verificar si todo se realiza conforme a los
programas adoptados, órdenes impartidas y principios
admitidos.
¿Que clases de auditoria conoce?
Financiera, Económica, Sistemas, Fiscal,
Administrativa.
¿Cuales cree usted que son los objetivos
principales de una auditoria de sistemas?
Buscar una mejor relación costo-beneficio de los
sistemas automáticos o computarizados diseñados e
implantados por el PAD
Incrementar la satisfacción de los usuarios de
los sistemas computarizados
Asegurar una mayor integridad, confidencialidad y
confiabilidad de la información mediante la
recomendación de seguridades y controles.
Creo que estos serian los más
importantes.
Encuesta No 3
Intimidades Nataniela
Sergio García
Contador
5121034
1. ¿Sabe usted que es la inteligencia
artificial?
Es el sistema por lo cual una maquina piensa
¿Que sabe usted de la Auditoria de
sistemas?
La auditoria de sistemas es evaluar la eficiencia y
eficacia con que se está operando para que se tomen
decisiones que permitan corregir los errores, en caso de que
existan, o bien mejorar la forma de actuación.
¿Cree usted que el personal participante en la
auditoria es importante si o no?
Si por que pienso que más que un trabajo del
auditor es un trabajo del jefe de sistemas.
¿Qué características cree usted que
debe tener estas personas?
Personal idóneo independiente expertos en
área de sistemas
¿Como planificaría usted una auditoria de
sistemas?
Pues yo en el caso de la auditoria en sistemas, lo
haría mediante la evaluación de los sistemas y
procedimientos y evaluación de los equipos de
cómputo.
¿Que haría Usted para que la
planeación de los sistemas de auditoria fueran cada vez
mejor?
La haría mediante la investigación
preliminar solicitando y revisando la información de cada
una de las áreas de sistemas
¿Haría usted antes de cada auditoria de
sistemas una investigación preliminar si o no y como la
haría?
Si la haría entraría en un conocimiento
más profundo del tema y un conocimiento más que
todo en que es lo que quiere o busca la empresa.
¿Que diferencia ve usted el la auditoria de
sistemas y la auditoria financiera?
Pues la diferencia que yo veo es que la auditoria de
sistemas no tiene nada que ver con la parte financiera o estados
financieros.
¿Como seria una Evaluación de
Sistemas?
Yo la haría revisando primero si existen
realmente sistemas entrelazados como un todo o bien segundo
existen programas aislados y tercero evaluando es si existe un
plan
estratégico para la elaboración de los sistemas o
si se están elaborados sin el adecuado señalamiento
de prioridades y de objetivos.
¿Cree usted que debería haber un control
de proyectos en la auditoria de sistemas?
Si por que el fin de la auditoria de sistemas es
controlar y vigilar que todo se este haciendo
correctamente
¿Que clases de auditoria conoce?
Financiera, Sistemas, Fiscal, Administrativa.
¿Cuales cree usted que son los objetivos
principales de una auditoria de sistemas?
Asegurar una mayor integridad, confidencialidad y
confiabilidad de la información.
Seguridad del personal, los datos, el hardware, el
software y las instalaciones.
Minimizar existencias de riesgos en el uso de Tecnología de
información
Conocer la situación actual del área
informática para lograr los objetivos.
Encuesta No 4
Accesorias contables
Nelson Cardona
Contador Público
3103955407
1. ¿Sabe usted que es la inteligencia
artificial?
Es un emulador que trata de imitar la inteligencia
humana
¿Que sabe usted de la Auditoria de
sistemas?
Pues la auditoria de sistemas es evaluar la eficiencia y
corregir los errores, en caso de que existan, en los sistemas
de la
empresa.
¿Cree usted que el personal participante en la
auditoria es importante si o no?
Éste es un punto muy importante ya que, de no
tener el apoyo de la alta dirección, ni contar con un
grupo
multidisciplinario en el cual estén presentes una o varias
personas del área a auditar, sería casi imposible
obtener información en el momento y con las
características deseadas.
¿Qué características cree usted que
debe tener estas personas?
Se deben tener personas con las siguientes
características:
Técnico en informática.
Experiencia en el área de
informática.
Experiencia en operación y análisis de
sistemas.
¿Como planificaría usted una auditoria de
sistemas?
Se Planificaría en base del conocimiento que se
tenga de la empresa a auditar.
¿Que haría Usted para que la
planeación de los sistemas de auditoria fueran cada vez
mejor?
Investigaría más sobre el tema y
así haría una buena auditoria de
sistemas.
¿Haría usted antes de cada auditoria de
sistemas una investigación preliminar si o no y como la
haría?
Si la haría identificaría primero los
recursos y destrezas que necesitara para realizar el trabajo
así como las fuentes de
información para pruebas o
revisión y lugares físicos o instalaciones donde se
va auditar.
¿Que diferencia ve usted el la auditoria de
sistemas y la auditoria financiera?
La auditoria de sistemas vela por el buen manejo de los
equipos y software de la compañía mediante que la
financiera vela es controla los estados financieros de la
empresa.
¿Como seria una Evaluación de
Sistemas?
Yo la haría mediante lo que se va auditor o lo
auditado
¿Cree usted que debería haber un control
de proyectos en la auditoria de sistemas?
Si por que así habrá mayor control y
eficiencia.
¿Que clases de auditoria conoce?
Financiera, Sistemas, Fiscal, Administrativa.
¿Cuales cree usted que son los objetivos
principales de una auditoria de sistemas?
Apoyo de función informática a las metas y
objetivos de la organización.
Seguridad, utilidad,
confianza, privacidad y disponibilidad en el ambiente
informático.
Incrementar la satisfacción de los usuarios de
los sistemas informáticos.
Capacitación y educación sobre
controles en los Sistemas de Información.
1.10 DESARROLLO DEL
PROGRAMA DE AUDITORÍA.
Un programa de auditoría es un conjunto documentado de
procedimientos diseñados para alcanzar los objetivos de
auditoría planificados. El esquema típico de un
programa de auditoría incluye lo siguiente:
Tema de auditoría: Donde se identifica el
área a ser auditada.
Objetivos de Auditoría: Donde se indica el
propósito del trabajo de auditoría a
realizar.
Alcances de auditoría: Aquí se
identifica los sistemas específicos o unidades de
organización que se han de incluir en la revisión
en un período de tiempo determinado.
Planificación previa: Donde se identifica
los recursos y destrezas que se necesitan para realizar el
trabajo así como las fuentes de
información para pruebas o revisión y lugares
físicos o instalaciones donde se va auditar.
Procedimientos de auditoría:
para:
Recopilación de datos.
Identificación de lista de personas a
entrevistar.
Identificación y selección
del enfoque del trabajo
Identificación y obtención de políticas,
normas y
directivas.
Desarrollo de herramientas y
metodología para probar y verificar los
controles existentes.
Procedimientos para evaluar los resultados de las
pruebas y revisiones.
Procedimientos de comunicación con la gerencia.
Procedimientos de seguimiento.
El programa de auditoría se convierte
también en una guía para documentar los diversos
pasos de auditoría y para señalar la
ubicación del material de evidencia. Generalmente tiene la
siguiente estructura:
Procedimientos de Auditoría | Lugar | Papeles Trabajo Referencia_______ | Realizado Fecha_________________________ | |
Los procedimientos involucran pruebas de cumplimiento o
pruebas sustantivas, las de cumplimiento se hacen para verificar
que los controles funcionan de acuerdo a las políticas y
procedimientos establecidos y las pruebas sustantivas verifican
si los controles establecidos por las políticas o
procedimientos son eficaces.
Asignación de Recursos de
auditoría.
La asignación de recursos para el trabajo de
auditoría debe considerar las técnicas
de administración de proyectos las cuales
tienen los siguientes pasos básicos: Desarrollar un plan
detallado: El plan debe precisar los pasos a seguir para cada
tarea y estimar de manera realista, el tiempo teniendo en cuenta
el personal disponible.
Contrastar la actividad actual con la actividad
planificada en el proyecto: debe
existir algún mecanismo que permita comparar el progreso
real con lo planificado. Generalmente se utilizan las hojas de
control de tiempo. Ajustar el plan y tomar las acciones
correctivas: si al comparar el avance con lo proyectado se
determina avances o retrasos, se debe reasignar tareas. El
control se puede llevar en un diagrama de
Gantt.
Así mismo las hojas de control de tiempo son
generalmente como sigue:
Los recursos deben comprender también las
habilidades con las que cuenta el grupo de trabajo de
auditoría y el entrenamiento y
experiencia que estos tengan. Tener en cuenta la disponibilidad
del personal para la realización del trabajo de
auditoría, como los períodos de vacaciones que
estos tengan, otros trabajos que estén realizando,
etc.
Técnicas de recopilación de evidencias.
La recopilación de material de evidencia es un
paso clave en el proceso de la auditoría, el auditor de
sistemas debe tener conocimiento de cómo puede recopilar
la evidencia examinada. Algunas formas son las
siguientes:
Revisión de las estructuras
organizacionales de sistemas de información.
Revisión de documentos que
inician el desarrollo del sistema, especificaciones de diseño
funcional, historia de cambios a
programas, manuales de
usuario, especificaciones de bases de datos, arquitectura de
archivos de datos, listados de programas, etc.; estos no
necesariamente se encontrarán en documentos, si no en
medios
magnéticos para lo cual el auditor deberá conocer
las formas de recopilarlos mediante el uso del computador.
Entrevistas con el personal apropiado, las cuales deben
tener una naturaleza de
descubrimiento no de acusatoria.
Observación de operaciones y
actuación de empleados, esta es una técnica
importante para varios tipos de revisiones, para esto se debe
documentar con el suficiente grado de detalle como para
presentarlo como evidencia de auditoría.
Auto documentación, es decir el auditor puede
preparar narrativas en base a su observación, flujogramas,
cuestionarios de entrevistas
realizados. Aplicación de técnicas de muestreo para
saber cuando aplicar un tipo adecuado de pruebas (de cumplimiento
o sustantivas) por muestras.
Utilización de técnicas de
auditoría asistida por computador CAAT, consiste en el uso
de software genérico, especializado o
utilitario.
Evaluación de fortalezas y debilidades de
auditoría.
Luego de desarrollar el programa de auditoría y
recopilar evidencia de auditoría, el siguiente paso es
evaluar la información recopilada con la finalidad de
desarrollar una opinión. Para esto generalmente se utiliza
una matriz de
control con la que se evaluará el nivel de los controles
identificados, esta matriz tiene sobre el eje vertical los tipos
de errores que pueden presentarse en el área y un eje
horizontal los controles conocidos para detectar o corregir los
errores, luego se establece un puntaje (puede ser de 1 a 10
ó 0 a 20, la idea es que cuantifique calidad) para
cada correspondencia, una vez completada, la matriz muestra las
áreas en que los controles no existen o son
débiles, obviamente el auditor debe tener el suficiente
criterio para juzgar cuando no lo hay si es necesario el control.
Por ejemplo:
En esta parte de evaluación de debilidades y
fortalezas también se debe elegir o determinar la
materialidad de las observaciones o hallazgos de
auditoría. El auditor de sistemas debe juzgar cuales
observaciones son materiales a
diversos niveles de la gerencia y se debe informar de acuerdo a
ello.
Informe de auditoría.
Los informes de auditoría son el producto final
del trabajo del auditor de sistemas, este informe es utilizado
para indicar las observaciones y recomendaciones a la gerencia,
aquí también se expone la opinión sobre lo
adecuado o lo inadecuado de los controles o procedimientos
revisados durante la auditoría, no existe un formato
específico para exponer un informe de auditoría de
sistemas de información, pero generalmente tiene la
siguiente estructura o contenido:
Introducción al informe, donde se expresara los
objetivos de la auditoría, el período o alcance
cubierto por la misma, y una expresión general sobre la
naturaleza o extensión de los procedimientos de
auditoría realizados.
Observaciones detalladas y recomendaciones de
auditoría.
Respuestas de la gerencia a las observaciones con
respecto a las acciones correctivas.
Conclusión global del auditor expresando una
opinión sobre los controles y procedimientos
revisados.
Seguimiento de las observaciones de
auditoría.
El trabajo de auditoría es un proceso continuo,
se debe entender que no serviría de nada el trabajo de
auditoría si no se comprueba que las acciones correctivas
tomadas por la gerencia, se están realizando, para esto se
debe tener un programa de seguimiento, la oportunidad de
seguimiento dependerá del carácter crítico de las
observaciones de auditoría. El nivel de revisión de
seguimiento del auditor de sistemas dependerá de diversos
factores, en algunos casos el auditor de sistemas tal vez solo
necesite inquirir sobre la situación actual, en otros
casos tendrá que hacer una revisión más
técnica del sistema.
1.11 Riesgos en Auditoría
Cada vez que un auditor ejecute una auditoría, no
importando como se llame ésta, sé vera enfrentado a
una serie de riesgos los cuales deben ser identificados,
evaluados y considerados adecuadamente, para lograr en forma
satisfactoria su labor, es decir, con eficiencia y eficacia
profesional.
Hoy en día, cuando un auditor se enfrenta al tema
de los riesgos en la auditoría, su mayor dificultad no
está en el
conocimiento y manejo de la teoría
que lo sustenta, sino más bien en como evaluarlos para
así poder minimizarlos al máximo. El auditor cada
vez que se enfrenta a una auditoría debe considerar la
posible existencia de riesgos, los que tienen relación con
su actividad profesional y los relacionados con el trabajo de la
auditoría como proceso.
Riesgo; cualquier variable importante de incertidumbre
que interfiera con el logro de los objetivos y estrategias del
negocio. Es decir es la posibilidad de la ocurrencia de un hecho
o suceso no deseado o la no – ocurrencia de uno
deseado.
Amenaza; es el evento, situación u acontecimiento
considerado como posible fuente de materialización del
riesgo.
Vulnerabilidad; es el grado de impacto que puede sufrir
un determinado objeto por la exposición
de éste a los riesgos.
Ocurrencia; nivel cuantitativo, de efecto relativo o
probabilístico, de materialización de un riesgo de
acuerdo a hechos estadísticos y/o
históricos.
Control / mitigación; es la acción
de corregir o reducir la incertidumbre de los eventos
significativos de riesgo a través de la
administración, la transferencia o eliminación
del riesgo.
Exposición; susceptibilidad de los objetivos y
estrategias de negocio frente a la materialización de los
riesgos aun después de haber ejecutado las actividades de
mitigación y control.
1.12
Si visualizamos la figura podríamos decir que la
auditoría es un proceso a través del cual un sujeto
(auditor) lleva a cabo la revisión de un objeto
(situación auditada), con el fin de emitir una
opinión acerca de su razonabilidad (o fidelidad), sobre la
base de un patrón o estándar
establecido.
Sujeto; es el auditor que realiza la
revisión del objeto bajo examen, que puede ser una cuenta
contable determinada, un departamento en forma completa, un
procedimiento,
etcétera.
Objeto; es la situación auditada, esta
puede ser muy diversa, ya que en algunos casos se da que sea una
empresa en forma completa y en otros, solo se realiza esta
revisión a una situación precisa.
Estándar; es el punto de
comparación que tiene el auditor, para poder evaluar si la
situación bajo examen cumple o no, con un determinado
patrón establecido con anterioridad a la ocurrencia de la
situación. Este estándar puede ser por ejemplo,
principios de
contabilidad generalmente aceptados, normas de auditorias
generalmente aceptadas, ley de la renta,
ley de impuesto al valor
agregado, manuales de procedimiento, en otras palabras
cualquier documento que nos permita apoyar el dictamen final del
auditor.
1.13 Iniciar una auditoria
Al iniciar una auditoria, se sugieren los siguientes
pasos:
Paso uno. Primer encuentro. Reunirse con el
presidente y/o junta directiva para establecer que:
La organización esta interesada en mejorar su
reputación.
La organización comprenda/intente comprender el
caso empresarial para la diversidad en el lugar de
trabajo.
La organización tiene declaraciones de política que trata
los temas de la igualdad de
oportunidades y la diversidad
Paso dos. Requerir la preparación de los
trámites antes de la primera visita.
Proporcionar huna lista de materiales, que la
organización pueda recopilar para la inspección de
los asesores.
Paso tres. Segundo encuentro
Inspeccionar los documentos y empezar a otorgar una
puntuación.
Establecer que documentos claves pudieran faltar
según la lista entregada durante la primera
visita.
Decidir cuales son grupos de
objetivos y las reuniones individuales a mantener `para
solicitarlas ante la organización con el fin de completar
la valoración global.
Paso cuatro. Dirigir grupos de enfoque y realizar
entrevistas
Paso cinco. Terminar el proceso de
puntuación.
1.14 La evaluación de necesidades de
capacitación como herramienta de
crecimiento
"Cuál es la importancia que se le da a
establecer correctamente cuáles son las necesidades de
capacitación de una organización, y los graves
perjuicios que ocasiona generar políticas de
capacitación sobre diagnósticos mal
realizados."
Comenzando por un análisis poco
profundo, podemos afirmar que en todas las organizaciones
existen necesidades de capacitación. El por
qué de esta aseveración es muy sencillo: siempre
hay alguien que no hace algo porque no sabe como
hacerlo.
Partiendo de este punto podría considerarse
muy simple la tarea de detectar cuáles son las necesidades
de capacitación, pero la compleja realidad de las personas
insertas en un ámbito organizacional, hace que este
proceso requiera un análisis de gran
profundidad.
La primera premisa y quizá, la mas
importante es poder detectar, evaluar y separar las necesidades
de capacitación de aquellas que no lo son.
Este punto es de gran importancia ya que,
establecer problemáticas que pueden ser resueltas con
capacitación, y que esto no coincida con la realidad, es
efectuar mal el diagnóstico y partir de un punto
equivocado.
Si esta situación no se corrige y se
realiza un plan de capacitación basado en un
diagnóstico erróneo, tendrá como resultado:
el reclamo de la organización, la frustración de
los participantes y el descrédito del área de
capacitación.
Teniendo en cuenta estas posibles
consecuencias se hace sumamente importante evaluar
qué problemáticas "no se solucionan con
capacitación"
El comienzo del análisis debe orientarse, no solo
por la descripción de cuales son las necesidades
existentes, que puedan brindar quienes solicitan la
evaluación, sino que es necesario un meticuloso y
pormenorizado trabajo de campo con quienes están
involucrados en el proceso.
Este análisis mostrará a quienes
presentan necesidades de capacitación por falta de
conocimientos, habilidades o actitudes para determinada
labor. Pero, también surgirán, quienes, estando en
condiciones de hacerlo (contando con los conocimientos
habilidades y actitudes) no lo hacen.
Esta será la primer gran división
del diagnóstico, donde se deberán dejar sentadas
qué problemas
aparecieron cuya solución no depende de la
implementación de programas de capacitación y
sí, deberán ser motivo de estudio del
análisis organizacional.
Igualmente importante, es analizar y definir
la cultura de la
organización que solicita el proceso y su
comportamiento histórico y actual, en
relación a hábitos vinculados a la
capacitación.
Es necesario establecer si esa cultura
previa permite que se perciban y
se manifiesten problemas de capacitación o si
acostumbran a relacionar sus problemas con otros
factores.
Si este análisis, no es correctamente
realizado, aun efectuando un trabajo de campo muy detallado, no
surgirán necesidades de capacitación, ya que los
involucrados no las verán como tales.
En este punto podemos adentrarnos más en el
análisis, y establecer quiénes son los que se deben
dar cuenta de que realmente, existe una necesidad de
capacitación.
En primer lugar, podríamos ubicar al
capacitador, ya que por ser un profesional con autonomía e
independencia
dentro de la empresa, es quien primero las verá, por no
estar condicionado por la cultura de la misma.
Luego el sistema de poder de la organización que
es quien requiere algo, que no puede ser realizado en las
condiciones actuales, está exponiendo una
necesidad.
También los jefes o supervisores directos
de los involucrados tienen que comprender ese "algo" que la
organización necesita y no se puede llevar a cabo, tiene
un por qué relacionado con la falta de alguna aptitud para
realizarlo. Ellos, deberán comunicar con claridad
qué necesita la organización de las personas
involucradas, motivar para solucionar esa situación por
medio del aprendizaje y
estimular, durante el proceso de implementación de
lo aprendido.
Por último, es fundamental que la propia
persona perciba la necesidad de modificar o incorporar
conocimientos, habilidades o actitudes que permitan llevar a la
práctica lo que la organización le requiere y no
puede hacer por desconocimiento.
Debemos destacar que no siempre es sencillo que
quien realiza una tarea pueda reconocer que la tarea está
mal realizada o que puede ser mejorada. Estas necesidades por
discrepancia, son sin duda, las mas difíciles de
establecer.
En cuanto a aquellas necesidades que surgen por
cambios en la organización o incorporaciones, llevan en si
mismas la importancia de ser materia de
aprendizaje.
De todas formas y sin entrar en contradicciones
con todo lo dicho anteriormente no debemos olvidar que una
necesidad de capacitación no es importante por si misma
sino que, lo que le asigna valor es lo
que posibilitará hacer.
Es en este punto donde nos acercamos a nuestra
conclusión, afirmando que, cualquier aprendizaje dentro
del ámbito organizacional, tiene no solo un valor
intrínseco, sino que se transforma en un recurso
estratégico de la gestión
empresaria. Mucho más en aquellas organizaciones que basen
el crecimiento en el desarrollo de su capital
intelectual.
1.15 ¿Cómo Determinar las
Necesidades de Capacitación en las
empresas?
El inventario de
necesidades de capacitación es un diagnóstico que
debe basarse en información pertinente, gran parte de la
cual debe ser agrupada de modo sistemático, en tanto que
otra reposa disponible en manos de ciertos administradores de
línea. El inventario de necesidades de capacitación
es una responsabilidad de línea y una
función de staff: corresponde al administrador de
línea la responsabilidad de detectar los problemas
provocados por la carencia de capacitación. A él le
compete todas las decisiones referentes a la capacitación,
bien sea que utilice o no los servicios de asesoría
prestados por especialistas en capacitación.
Los principales medios utilizados para efectuar el inventario de
necesidades de capacitación son:
· Evaluación del desempeño: Mediante
ésta, no sólo es posible descubrir a los
empleados que vienen ejecutando sus tareas por debajo de un
nivel satisfactorio, sino averiguar también qué
sectores de la empresa reclaman una atención inmediata de los responsables de
la capacitación.
· Observación: Verificar dónde hay
evidencia de trabajo ineficiente, como daño
de equipo, atraso en el cronograma, pérdida excesiva de
materia
prima, número elevado de problemas disciplinario,
alto índice de ausentismo, rotación elevada,
etc.
· Cuestionarios: Investigaciones
mediante cuestionarios y listas de verificación (check
list) que evidencien las necesidades de
capacitación.
· Solicitudes de supervisores y gerentes: Cuando la
necesidad de capacitación apunta a un nivel más
alto, los propios gerentes y supervisores son propensos a
solicitar la capacitación para su personal.
· Entrevistas con supervisores y gerentes: Contactos
directos con supervisores y gerentes respecto de problemas
solucionables mediante capacitación, que se descubren en
las entrevistas con los responsables de los diversos
sectores.
· Reuniones ínter departamentales: Discusiones
acerca de asuntos concernientes a objetivos organizacionales,
problemas operativos, planes para determinados objetivos y
otros asuntos administrativos.
· Examen de empleados: Resultados de los exámenes
de selección de empleados que ejecutan determinadas
funciones o tareas.
· Modificación del trabajo: Cuando se introduzcan
modificaciones parciales o totales en las rutinas de trabajo,
es necesario capacitar previamente a los empleados en los
nuevos métodos
y procesos de
trabajo.
· Entrevistas de salida: Cuando el empleado va a
retirarse de la empresa, es el momento más apropiado
para conocer su opinión sincera acerca de la empresa y
las razones que motivaron su salida. Es posible que salgan a
relucir deficiencias de la organización, susceptibles de
corrección.
CAPITULO II
2.1 ¿Qué es Auditoria
social?
La auditoría social "es un proceso que permite
a una organización evaluar su eficacia social y su
comportamiento ético en relación a sus objetivos,
de manera a que pueda mejorar sus resultados sociales o
solidarios y dar cuenta de ellos a todas las personas
comprometidas por su actividad."
La trabajadora social, especialista en Gerencia del
Desarrollo Humano, Mery
Gallego F., define la Auditoría Social como
aquella que "surge como estrategia que
permite a las organizaciones evaluar, medir y controlar, con
fines de mejoramiento progresivo, la gestión de lo social,
entendiendo ésta como la aplicación de
políticas y prácticas relacionadas con las personas
tanto al interior como al exterior de
ésta."
Referencias de Auditoría Social puede encontrarse
desde las décadas tempranas del siglo XX, pero su mayor
desenvolvimiento ocurre recientemente. El desarrollo de la
auditoría social en los últimos años ha
resultado en ampliación del beneficio que nos ofrece,
convirtiéndose en un medio para el fortalecimiento de la
democracia y
la lucha contra la corrupción.
Es por ello que podemos decir con propiedad que
además de evaluar, medir y controlar la gestión
social, busca hacerlo sobre la gestión política y
de administración
pública. Incluye de tal manera, la
participación activa de las organizaciones de la sociedad civil en
la auditoría de la gestión pública y se
sigue denominando social, por originarse desde la sociedad
civil.
La auditoría social va más allá de
la simple auditoría financiera y contable. Esta incluye
planes, estrategias, proyectos, políticas, procedimientos
y practicas ejercidas por la organización o
institución auditada. Revisa el sistema de
información, contratos y
programas, estructura y funcionamiento de las unidades
organizacionales, sus productos y
servicios, además de los estados financieros, cumplimiento
de leyes y
regulaciones. De este ejercicio, total o parcial, debe resultar
un producto con propuestas de mejoramiento
institucional.
La auditoría social entendida de tal manera, con
cuyos resultados mejora sus procedimientos y actuación, se
considera como un componente importante en varios
ambientes.
La Auditoria Social se convierte en el proceso por el
que una organización pasa cuentas de su
acción social, dando cuentas de ésta y mejorando su
acción. Evalúa el impacto y el comportamiento
ético de la organización en relación a sus
objetivos y a sus "stakeholders" o implicados. (Los
"stakeholders" son aquellas personas, grupos o entidades
afectados o que pueden afectar a las organizaciones).
Para poder pasar cuentas de su acción social, las
organizaciones, primero tienen que recopilar y registrar
determinada información que será la que les
dirá como se esta llevando a cabo su acción: esto
es la "contabilidad
social" o llevar las cuentas sociales. Cuando estas cuentas
sociales son analizadas (resultado de 'pasar cuentas'),
comprobadas y verificadas por alguien 'independiente' al
finalizar el año y entonces publicadas, el ciclo de la
Auditoría Social se ha completado.
2.1.1 El principio fundamental
Consiste en generar una mejora permanente del resultado
solidario de la empresa contando con el punto de vista de todas
las personas afectadas por su actividad, controlando todos los
aspectos del resultado social y ambiental de la empresa,
comparando los resultados con los de organizaciones similares y
con las normas sociales establecidas, garantizando un proceso
duradero, estableciendo controles externos realizados por
entidades independientes y emitiendo informes periódicos
sobre los resultados de la auditoría social que se ponen a
disposición de todas las personas afectadas (incluidos los
empleados y vecinos de la empresa).
2.2 Ambientes en donde se aplica
2.2.1 Empresarial
Los pioneros de las auditorías sociales fueron las grandes
empresas y corporaciones transnacionales privadas. Aries
TSE-Reports, nos dice que la más representativa y citada
es la compañía británica Body Shop
International, productora de cosméticos. La Ben and Jerrys
Homemade Inc de USA, la cooperativa de
consumo
italiana Holding, que agrupa a otras 16 cooperativas
más. Las auditorías sociales en estas empresas
capacitan al personal ejecutivo, administrativo y operario en su
accionar para la inclusión, participación y
transparencia. Organismos internacionales están buscando
difundir y aplicar la Auditoría Social a empresas sociales
o de la economía social.
2.2.2 Social
El otro ambiente en que se considera importante la
auditoría social es en las organizaciones sociales
gremiales y de desarrollo socio económico. Solamente que,
como en muchas empresas privadas, en estas organizaciones hay
bastante resistencia de
realizar la Auditoría Social, particularmente por los
líderes o dirigentes de las mismas. Debido a que la
auditoría social interna conlleva exponer, por parte de la
dirigencia a los afiliados, los procedimientos en la toma de
decisiones, la distribución y ejecución de presupuestos y
el mejoramiento de procesos de control, los dirigentes consideran
esto una amenaza a su estabilidad política
interna.
Pareciera más fácil realizar
auditoría social en organizaciones para el desarrollo, o
las denominadas ONGs/OPDs, y en las Fundaciones. Normalmente son
organizaciones con estructuras sencillas, lo que puede pensarse
en auditorías sociales sencillas. No obstante, la
mayoría de ellas mantiene en cuartos obscuros sus manejos
internos, excepto para las agencias madrinas que les financian
sus proyectos, quienes las obligan a realizar auditorías,
más que todo contables. La auditoría social para
estas organizaciones debería hacerse y exigirse desde los
mismos beneficiarios de los fondos en nombre de quién se
solicitan a las agencias financieras. Debe ser esta población la más interesada en que
estas fundaciones y ONGs funcionen bien o mejor.
2.2.3 Político
El tercer ambiente para la auditoría social es el
ambiente político y público. Bajo este ambiente, el
concepto se
dirige al proceso evaluativo (eficiencia y calidad del
(rendición de cuentas) y control (transparencia),
ejercido
desde lo externo del Sector
Público por la ciudadanía organizada, a la acción y
al ejercicio administrativo de un ente privado o público,
destinado a producir un servicio de
interés
social o colectivo, con recursos del Estado y de la comunidad
internacional.
Entre otras, las funciones de la Auditoría Social
en lo político administrativo son:
1. Velar por el adecuado funcionamiento de la
administración pública; por la
transparencia y eficacia en todos sus actos.
2. Atender toda denuncia sobre violación
al derecho público, al derecho de ser servido con
prontitud, eficiencia, sencillez y claridad.
3. Atender toda denuncia sobre violación
al derecho humano, a la seguridad económica, a la
seguridad e integridad física y moral por
parte de agentes del Estado.
4. Solicitar y obtener información sobre
los proyectos, planes y acciones concernientes a la inversión pública, las fuentes de
inversión y la ejecución de presupuestos destinados
al bien público o colectivo.
5. Coordinar con las instancias gubernamentales,
privadas, locales, nacionales e internacionales el intercambio de
información confiable y clara, para lograr evaluar los
resultados de los proyectos y programas de interés
público.
6. Contribuir al buen gobierno local,
regional y nacional, estimulando a los gobernantes al
cumplimiento transparente de sus funciones y sus promesas de
campaña y a mantener su legitimidad de autoridad y
gobernante.
2.3 Importancia de las Auditorías
Sociales
Para cualquier persona versada en el mundo
político actual es comprensible que las Auditorías
Sociales, o como se le denomine en los diferentes ambientes,
regiones o países, constituyen un medio a la
democratización y su fortalecimiento. Abren paso a la
participación ciudadana y con mayor énfasis en la
ciudadanía pobre y desprotegida.
Entre las potencialidades que encontramos en las
Auditorías Sociales, podemos mencionar las
siguientes:
1. Son un medio de participación activa
de la ciudadanía.
2. Levanta la auto estima de la
ciudadanía al obtener los medios idóneos de
hacerse escuchar, tanto en la queja, en la protesta, como en la
propuesta.
3. Llena los espacios no cubiertos por los
entes contralores del Estado.
4. Son un complemento de investigación,
evaluación y control para los entes contralores del
Estado.
5. Con una visión integradora,
contribuyen al mejoramiento económico, social y
político de las comunidades.
6. Fortalecen las organizaciones de la sociedad
civil.
7. Contribuyen al fortalecimiento de la
democracia y la gobernabilidad.
2.4 LAS FUNCIONES DE LA AUDITORÍA
SOCIAL
Fundamentalmente la auditoría social tiene la
función de prevenir que sucedan hechos incorrectos en la
utilización de los recursos destinados a la
ejecución de los proyectos de bien común. Procura
corregir las malas actuaciones e incidir a favor del
establecimiento de reglas y políticas sanas y
transparentes en beneficio de la sociedad. Además se
propone:
- a. Velar por el adecuado funcionamiento de la
administración pública, fundamentalmente con
respecto a su actuación transparente en el manejo de los
recursos, el cumplimiento de las funciones encomendadas y el
logro de los objetivos institucionales y
nacionales.
- b. Atender toda denuncia sobre violación al
derecho
público, al derecho de ser servido con prontitud,
eficiencia, sencillez y claridad. - c. Atender denuncias sobre violación al
derecho humano, a la seguridad económica, a la seguridad
e integridad física y moral por parte de agentes del
Estado. - d. Solicitar y obtener información sobre los
proyectos, planes y acciones concernientes a la
inversión pública, las fuentes de
inversión y la ejecución de
presupuestos. - e. Coordinar con las instancias gubernamentales,
privadas, locales, nacionales e internacionales el intercambio
de información confiable y clara, para lograr evaluar
los resultados de los proyectos y programas de interés
público. - f. Contribuir al buen gobierno local, regional y
nacional, estimulando a los gobernantes al cumplimiento
transparente de sus funciones y sus promesas de campaña
y a mantener su legitimidad de autoridad y
gobernante. - g. Ser un medio de participación activa de la
ciudadanía. - h. Levantar la autoestima
de la ciudadanía al obtener los medios idóneos de
hacerse escuchar, tanto en la queja, en la protesta, como en la
propuesta. - i. Llenar los espacios no cubiertos por los entes
contralores del Estado. - j. Ser un complemento de investigación,
evaluación y control para los entes contralores del
Estado. - k. Contribuir al mejoramiento económico,
social y político de las comunidades. - l. Fortalecer las organizaciones de la sociedad
civil.
La auditoría social constituye una forma concreta
de contribuir a la gobernabilidad local, definida como la
capacidad de una sociedad determinada para producir el cambio y la
sostenibilidad de los procesos. En ese sentido su función
no se limita solamente hacia el ámbito del Estado y el
municipio, sino hacia toda la población y sus
organizaciones.
2.4 LAS FUNCIONES DE LA AUDITORÍA
SOCIAL
Fundamentalmente la auditoría social tiene la
función de prevenir que sucedan hechos incorrectos en la
utilización de los recursos destinados a la
ejecución de los proyectos de bien común. Procura
corregir las malas actuaciones e incidir a favor del
establecimiento de reglas y políticas sanas y
transparentes en beneficio de la sociedad. Además se
propone:
- a. Velar por el adecuado funcionamiento de la
administración pública, fundamentalmente con
respecto a su actuación transparente en el manejo de los
recursos, el cumplimiento de las funciones encomendadas y el
logro de los objetivos institucionales y
nacionales.
- b. Atender toda denuncia sobre violación al
derecho público, al derecho de ser servido con
prontitud, eficiencia, sencillez y claridad. - c. Atender denuncias sobre violación al
derecho humano, a la seguridad económica, a la seguridad
e integridad física y moral por parte de agentes del
Estado. - d. Solicitar y obtener información sobre los
proyectos, planes y acciones concernientes a la
inversión pública, las fuentes de
inversión y la ejecución de
presupuestos. - e. Coordinar con las instancias gubernamentales,
privadas, locales, nacionales e internacionales el intercambio
de información confiable y clara, para lograr evaluar
los resultados de los proyectos y programas de interés
público. - f. Contribuir al buen gobierno local, regional y
nacional, estimulando a los gobernantes al cumplimiento
transparente de sus funciones y sus promesas de campaña
y a mantener su legitimidad de autoridad y
gobernante. - g. Ser un medio de participación activa de la
ciudadanía. - h. Levantar la autoestima de la ciudadanía al
obtener los medios idóneos de hacerse escuchar, tanto en
la queja, en la protesta, como en la propuesta. - i. Llenar los espacios no cubiertos por los entes
contralores del Estado. - j. Ser un complemento de investigación,
evaluación y control para los entes contralores del
Estado. - k. Contribuir al mejoramiento económico,
social y político de las comunidades. - l. Fortalecer las organizaciones de la sociedad
civil.
La auditoría social constituye una forma concreta
de contribuir a la gobernabilidad local, definida como la
capacidad de una sociedad determinada para producir el cambio y
la sostenibilidad de los procesos. En ese sentido su
función no se limita solamente hacia el ámbito del
Estado y el municipio, sino hacia toda la población y sus
organizaciones.
2.5 El Mercado de los
Recursos
Humanos como un Aspecto Social
La Administración de Recursos Humanos tiene (y
necesita) un sistema multivariado por el hecho de tratar
directamente con personas y organizaciones para lograr la
eficacia y la eficiencia dentro de una empresa. Esto lo logra
actuando dentro y fuera de la empresa mediante diferentes
técnicas, como selección, reclutamiento,
análisis de
puestos, auditoría del Mercado de recursos humanos,
etc.
La contingencia en la ARH es necesaria ya que
ésta puede ser centralizada o descentralizada dentro de la
organización, teniendo la primera como ventaja que las
decisiones sean uniformes y como desventaja que no se tomen las
decisiones apropiadas por la distancia que existe entre las
áreas de la empresa y la segunda tiene como ventaja la
rapidez en la toma de decisiones pero como desventaja la
diversificación de punto de vista en
éstas.
Las políticas obligan a la ARH a ser
sistemática, ya que deber verificar su cumplimiento
mediante la alimentación de los recursos humanos,
mediante su análisis, su evaluación, su mantenimiento,
desarrollo y control. Las políticas servirán para
guiar la forma de aplicación de los recursos humanos en la
organización, por lo tanto, habrá políticas
generales y dirigidas a puestos específicos.
2.6 La auditoría social como instrumento de
gestión
La auditoría Social se ha convertido en una
herramienta de ayuda al managment, puesto que esta ha pasado de
la verificación y el control de la conformidad a poner en
evidencia los riesgos de la gestión de recursos humanos y
del personal en la empresa. Se ha encontrado en esta herramienta
un control para que no existan disfuncionamientos con
relación a los objetivos y estrategias de la empresa, y
por tanto controlar que estos riesgos no alcancen a las competencias o
motivación
personal.
Por tanto esta auditoría social
1.- Refuerza la dirección en
circunstancias de cambio, involucrando a las personas con
los valores de
la empresa y haciéndolos participes de los proyectos y
estrategias decididos.
2.- Valora la adecuación
estratégica del equipo directivo. Esto supone que la
dirección estará dispuesta a tomar en seguida
cualquier decisión difícil que redunde en el
beneficio futuro de la empresa. La evaluación
establecerá el equilibrio
entre capacidades y necesidades, sobre una base previamente
definida de criterios de éxito.
3.- Obtiene un rendimiento máximo del
despliegue de los recursos humanos. Al cuestionar las ideas
preconcebidas sobre la descripción de cada tarea y
destacar la relativa importancia de los conocimientos que se
requerirán en el futuro, pone el acento en la experiencia
presente más que en los logros pasados.
4.- Destaca otros valores
organizativos;
- Líneas de contacto informales
- Aspiraciones de promoción personal
- Red de comunicaciones
- Espíritu de la empresa.
Estos valores cualitativos son importantes y necesarios
en la conducción del cambio que otros más concretos
y cuantificables.
Según Sainz, J., la auditoría social es
algo más que un informe de los aspectos sociales. En
concreto,
busca:
1.- Que sea un instrumento de medición-evaluación, que nos permita
objetivizar y cuantificar la realidad de la
organización.
2.- Que sea una herramienta para la
gestión social, que nos posibilite crear políticas
de influencia en los actores de la organización para crear
nuevos contextos organizativos.
3.- Que sea un elemento de diagnóstico,
que nos faculte detectar corrosiones en la articulación
socio-técnica (sistema social y sistema
organizativo).
4.- Que sea un elemento operacional de
actuación, que nos permita establecer los planes y
objetivos del sistema social.
5.- Que sea un elemento integrador que origine
feedback, que nos ayude en el acercamiento del sistema social y
subsistema técnico.
La auditoría social se convierte en un
instrumento de gestión a través de la
inclusión de la dimensión estratégica,
organizacional y cultural.
2.7 Tipos de dimensiones de la auditoria
social
2.1.7 La dimensión estratégica de la
auditoría social
La Auditoría social debe servir para controlar y
evaluar las acciones de la empresa, es decir, dotando las
acciones que surgen de aplicar la estrategia de Recursos Humanos
con coherencia y eficacia.
El proceso estratégico:
- Hay que controlarlo
- Hay que hacer un seguimiento y
- Hay que evaluar las acciones.
Las Empresas buscan tener ventajas competitivas y estas
deben apoyarse en estrategias apropiadas que necesitan el
establecimiento de diferentes actividades u operaciones, donde la
ayuda del personal es fundamental. Así los Recursos
humanos aparecen como un recurso estratégico, fuente de
ventajas competitivas en el establecimiento de; políticas
de Recursos humanos tales como; prácticas de
reclutamiento, promoción, clima laboral,
remuneración, planes de carrera profesional…
Por tanto si el personal es un recurso
estratégico importante dentro de la empresa, hay que tener
en cuenta las posibles desviaciones o disfunciones (que son
fuentes de riesgo) que pueden aparecer tales como; competencias
insuficientes en ciertas categoría del personal,
desmotivación, insatisfacción…
¿Por qué es necesaria la
auditoría social en un proceso
estratégico?
Posibilita que el responsable de recursos humanos
verifique la eficacia de la estrategia.
Permite realizar un verdadero pilotaje
estratégico, tomar rápidamente decisiones correctas
cuando se observan desviaciones de los objetivos.
Genera una imagen externa de
rigor y de coherencia, como por ejemplo el balance, el plan de
marketing…
2.2.7 La dimensión organizacional de la
auditoría social
Se incluye la dimensión organizacional puesto que
muchas ocasiones los riesgos constatados a nivel
estratégico se derivan de los sistemas de planificación, decisión,
comunicación, repartición de roles y controles, en
definitiva de la organización y de la estructura. La
mayoría de los problemas de estructura son debidos a
problemas humanos, de ahí la justificación de la
inclusión en el campo de la auditoría
social.
Cuatro ejemplos, en los cuales la auditoría
social tiene en cuenta las dimensiones organizacionales, son
en:
1.- La repartición de responsabilidades y
roles. El análisis de esto nos suele demostrar la
existencia de disfuncionamientos, tales como; tareas o roles no
asumidos, dobles empleos, desviaciones entre roles y
responsabilidades…
2.- El análisis de los sistemas de
control. Se trata de analizar los sistemas de control
aplicables o ver la eficacia de los sistemas. El objetivo es
poner de manifiesto si el control es adecuado, si existen
riesgos… En este sentido, la auditoría puede ser
entendida como el control de los controles, por eso debe ser
concebida como una herramienta del managment.
3.- El análisis del sistema de
información del personal. Su objetivo es servir de ayuda
para la toma de decisiones y de control. El auditor
comprobará si este sistema permite suministrar
informaciones necesarias y previamente definidas en la
realización de los objetivos de la empresa. Entre los
principales disfuncionamientos pueden destacarse entre
otros:
- Ausencia de indicadores
sociales adecuados - Ausencia de cuadros de mando
- Pérdidas de tiempo debido al tratamiento
manual - Redundancia de informaciones
- Ausencia de controles…
4.- Análisis de la
comunicación interna y del clima social de la empresa.
La consideración de estos aspectos, por parte del auditor,
tiene como fin conseguir reforzar la comunicación,
motivación del personal, para alcanzar los
objetivos fijados.
2.3.7 La dimensión cultural de la
auditoría social
En una auditoría de este tipo la labor principal
para el equipo auditor es conocer la cultura de la
organización. Esta es una herramienta muy útil para
la gestión.
La consideración de la dimensión cultural
varía según los tipos de misiones, por
ejemplo:
— En una auditoría del equipo
directivo, que concierne no solamente a la organización
interna de un equipo de dirección, sino también a
sus valores, a su estilo de dirección y sus orientaciones.
Para realizar esta se van a considerar a la vez dimensiones
organizacionales (clarificación y fijación de
objetivos, programación y resolución de
problemas…) y dimensiones culturales destacando diversos puntos
como la comunicación ascendente, la aceptación de
ideas, el clima de grupo, el interés en el desarrollo de
los subordinados…
— En una Auditoría y proyecto de
empresa. La toma en consideración de la dimensión
cultural se revela particularmente útil cuando la empresa
decide la realización de un proyecto de empresa en cual se
expresa la filosofía y, así pues, los valores que
se espera alcanzar por la firma.
— En una Auditoría de
formación. La política y procedimientos de
formación pueden tener como objetivos no solamente la
adquisición de conocimientos y aptitudes, sino
también la clarificación de nuevos roles, la
satisfacción de necesidades emocionales, es decir, la
formación tiene igualmente un rol cultural, en el sentido
que disminuye las tensiones debidas al cambio y puede favorecer
la socialización, reducir la ansiedad y
satisfacer ciertas necesidades.
2.4.7 La dimensión social de la
auditoría social, propiamente dicha
Es aquella que evalúa la llamada acción
social de la empresa. Es decir; la relación con los
colectivos que influyen o son influidos por ella desde una
perspectiva social. (Son los llamados grupos de interés o
stakeholders)
Ejemplo: estudia la existencia de guarderías de
empresa, fondos de pensiones, becas para los
trabajadores…
2.8 La Auditoria Social: Un Derecho
Ciudadano
La auditoria social se constituye en una práctica
fundamental que a su vez hace parte de los requisitos para que la
modernización de la política y de las relaciones
entre los ciudadanos y sus comunidades con los gobernantes, sea
una realidad. La auditoria social potencia las
posibilidades de una sociedad más democrática y
participativa.
El ejercicio de la auditoria social como un derecho y
deber ciudadano busca la conformación de un liderazgo
social que se preocupe por cumplir con las responsabilidades
ciudadanas en la vida pública. Es una forma de
articulación entre gobernantes y gobernados; estos
últimos incorporándose activamente en la vida
social y política.
La observancia de una gestión pública
transparente y la demanda de la
ciudadanía sobre el destino que debe dársele a los
recursos públicos, es expresión de un país
que se moderniza y que afianza su democracia.
Lo que se promueve con la búsqueda de la
transparencia en última instancia, es que Guatemala
funcione con mayores niveles de eficiencia y eficacia que
permitan promover el bienestar de la gente en materia de calidad de
vida; el abatimiento de la pobreza; el
desempleo; la
desintegración social y otros flagelos
sociales.
Es por ello impostergable la auditoria social como una
forma de control ciudadano que limite las practicas de corrupción, abuso de poder y el
enriquecimiento ilícito de los funcionarios
públicos.
Las organizaciones de la sociedad civil deben demandar
permanentemente de los gobiernos, explicaciones acerca de su
gestión publica y que se informe sobre el destino dado a
los recursos públicos.
Con frecuencia, la falta de capacitación
específica de los liderazgos sociales y las dificultades
de acceso a la información, impiden que esta valiosa
participación ciudadana pueda llevarse a
término de manera sistemática, pero además,
de manera eficaz en la sociedad.
Contemporáneamente se entiende que la
gobernabilidad es un acto que reclama cada vez más del
concurso de la sociedad civil, y, en materia de políticas
sociales, las experiencias documentan que pequeños pero
activos,
informados y capacitados grupos de ciudadanos, se pueden
constituir en un valladar contra eventuales actos de
corrupción.
A su vez, son fuente de propuestas serias para las
diversas etapas del diseño, ejecución y monitoreo o
evaluación de las políticas publicas.
Una de las inequidades más fuertes en sociedades
como la guatemalteca, se encuentra en la enorme diferencia de
posibilidad de acceso que tienen los sectores populares ante los
centros de decisión gubernamental, tanto en el
ámbito nacional como local.
Entre otras medidas fundamentales para disminuir aquella
desigualdad, es dotar a los líderes sociales de los
conocimientos, las técnicas y la información
especializada (el funcionamiento del aparato estatal y la
legislación vigente) para poder dialogar, cuestionar,
proponer y fiscalizar con conocimiento y responsabilidad
social, la actuación de sus autoridades.
…"El Balance Social es una herramienta de
Auditoría Social en cuanto permite, mediante la
aplicación de una metodología especifica, medir
cuantitativa y cualitativamente la gestión social de
cualquier organización (pública, privada, de
manufactura o
de servicios, grande mediana o pequeña) dentro del marco
de su Responsabilidad Social respectiva. Su aplicación
permitirá un mejor desempeño, lo cual
redundará sin lugar a dudas en una mayor rentabilidad
del negocio"…
…"Nadie puede ser ajeno hoy a los retos que deben
enfrentar las organizaciones, fenómenos como la
globalización, los altos costos de
operación que han caracterizado a nuestras organizaciones,
entre otros, exigen replantear sus procedimientos, estilos
gerenciales, productos, minimizar costos y muchas
otras…"
…"Existen otros elementos diferentes al entorno
económico, que afectan y en muchos casos determinan el
funcionamiento de las organizaciones estos son la calidad y
características del personal que en ellas laboran, y
quienes constituyen la fuerza
creadora e innovadora de una organización y el entorno
social o sea la dinámica de la sociedad, que como en el
caso colombiano presenta una serie de características que
no podemos desconocer y que inciden directamente en el
funcionamiento de las empresas, este fenómeno se explica
más claramente desde la teoría de sistemas la cual
nos recuerda que todo organismo vivo (las organizaciones) es
afectado y afecta el ambiente donde se desenvuelve, con
razón se ha dicho que no es posible una
organización sana en una comunidad enferma.
Todo lo anterior nos invita a pensar que la competitividad
de una organización no es posible alcanzarla solo desde el
manejo de variable económicas sino desde una visión
integral tanto dentro de la organización, su gente, como
fuera, la sociedad y la comunidad donde ésta
funciona…."
La Auditoría Social surge como la estrategia
que permite a las organizaciones evaluar, medir y controlar, con
fines de mejoramiento progresivo, la gestión de lo social
entendiendo esta como la aplicación de políticas y
prácticas relacionadas con las personas tanto al interior
como al exterior de ésta.
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